العمليات المحاسبية الأساسية على قاعدة بيانات الشركة

إدخال بيانات الفواتير #

في حال أنشأنا قاعدة بيانات جديدة للشركة وفق نوع SimpleAccTree فإنه عندها سيتكون في قاعدتنا بشكل تلقائي الفواتير الأساسية التي تحتاجها معظم الشركات, ويمكن الوصول إلى هذه الفواتير من قائمة فاتورة حيث نجد في هذه القائمة فواتير: شراء, مبيع, مردود شراء, مردود مبيع, بضاعة أول المدة, بضاعة آخر المدة, مناقلة بدون سعر, مناقلة بسعر. وإن كل فاتورة من الفواتير السابقة تتألف بشكل رئيسي من الأجزاء التالية الظاهرة في الشكل التالي:

صفحة المواد:
ويتم في هذه الصفحة إدخال المواد التي نريد تحريكها من أو إلى المستودعات وذلك بشكل رئيسي من حيث الكمية والسعر والوحدة. ويتم إدخال المواد من خلال حقل المادة إما بكتابة رقمها أو اسمها أو جزء من الاسم فإذا كانت هذه المادة هي الوحيدة التي تمتلك هذا الجزء الذي كتب فسيتم جلب المادة إلى هذه الصفحة بشكل تلقائي, أما إذا كان هذا الجزء المكتوب مشتركاً بين هذه المادة ومواد أخرى فستظهر نافذة تحوي أسماء المواد التي تشترك بنفس هذا الجزء المكتوب وعندها نختار أحد هذه المواد بشكل اختياري بتحديدها ثم نضغط موافق فيتم جلبها إلى صفحة المواد. لاحظ الشكل:

ويمكننا جلب المادة أو مجموعة مواد إلى صفحة المواد بالوقوف على خانة المادة ومن ثم الضغط على مفتاح الــ F4 أو إشارة المجهر الموجودة على يسار الحقل ومن ثم كتابة جزء من اسم المادة فيتم بشكل تلقائي إجراء فلتره على أسماء المواد ويتم جلب أسماء المواد التي تحوي الجزء الذي كتب فقط, ثم بعد ذلك يمكننا اختيار المادة المطلوبة ثم نضغط موافق, ويمكننا أيضاً أن نختار أكثر من مادة في نفس الوقت وذلك بالضغط على مفتاح الـ “Ctrl” الكنترول في لوحة المفاتيح ومن ثم نضغط على المواد المطلوبة واحدة تلو الأخرى بواسطة الزر الأيسر للماوس ومن ثم نضغط موافق فيتم جلب كل المواد التي تم تحديدها دفعة واحدة إلى صفحة المواد.

وبعد جلب اسم المادة يتم إدخال الكميات والأسعار ويتم بشكل تلقائي حساب حقل الإجمالي والذي هو عبارة عن الكميات ضرب الأسعار. الأشكال الظاهرة توضح شريط الخيارات الإضافية ونافذة البحث:

• ­التصفية: وتستخدم التصفية هنا لجلب فقط المواد التي ينطبق عليها شرط التصفية. مثلاً إذا كان لدينا فاتورة فيها مئة سطر للمواد ونريد جلب الأسطر التي اسم المادة فيها رخام مثلاً عندها نقوم بما يلي:

نضغط بزر الماوس الأيمن على عنوان حقل “المادة” ومن ثم نضغط “التصفية” ومن ثم نضغط “يساوي” فتظهر لنا نافذة يطلب فيها منا إدخال القيمة التي نريد التصفية عليها أي اسم المادة الذي نريده وهو الرخام ثم نضغط موافق فيتم فقط جلب الأسطر التي اسم المادة فيها رخام وتختفي الأسطر الباقية دون أن يتم حذفها. والآلية السابقة تظهر في الشكل التالي:

أما خياري فارغ وغير فارغ فوظيفتهما جلب الحقول التي لم نملؤها بأي معلومات فمثلاً إذا ضغطنا على عنوان عمود الطول بالزر الأيمن للماوس ومن ثم ضغطنا التصفية ومن ثم فارغ فسيتم جلب أسطر المواد التي لم ندخل فيها معلومات عن الطول. وخيار غير فارغ عكس الخيار السابق.

• تثبيت التركيز: لتثبيت المؤشر على أي حقل من حقول الفاتورة مثل التاريخ أو حساب العميل….الخ, نحدد الحقل المراد ثم نضغط الزر الأيمن للماوس ثم نفعل خيار تثبيت التركيز. وبعد ذلك عند فتح فاتورة جديدة يظهر المؤشر في الحقل الذي فعلنا فيه تثبيت التركيز بشكل تلقائي.
• تعميم قيمة: يمكننا استخدام هذا الخيار لتعميم قيمة معينة على حقل ما من حقول الفاتورة. مثال : تعميم الكمية 1 في حقل الكمية.
• افتراضي: عند الوقوف في حقل من حقول الفاتورة مثل التاريخ أو حساب العميل أو طريقة الدفع ومن ثم الضغط على خيار افتراضي فيتم الحفاظ على القيمة الظاهرة في الفاتورة الحالية عند فتح فاتورة جديدة. مثلاً عند الوقوف في حقل التاريخ والضغط على خيار افتراضي وكان تاريخ الفاتورة الظاهرة 2010/7/1 مثلاً  فعند الضغط على زر جديد وفتح فاتورة جديدة فيتم إدراج تاريخ 2010/7/1 بشكل افتراضي في الفاتورة.
• الأسعار: وتظهر الأسعار في شريط الخيارات الإضافية فقط في حال كان الضغط على عنوان عمود “سعر الإفرادي” وعندها تظهر مجموعة من خيارات التسعير مثل مستهلك, مستهلك خاص, نصف جملة…….الخ. وعند اختيار أي من الخيارات السابقة فإنه يتم تغيير السعر الموجود في حقل السعر ويتم جلب السعر الذي اخترناه من بطاقة المادة إذا كان موجوداً. والاستخدام العملي لهذه الطريقة يتجلى في رغبتنا في بعض الأحيان بتسعير الفاتورة للعميل بسعر غير السعر الافتراضي الموجود في الإعدادات الافتراضية للفاتورة.

ملاحظة:

يمكننا من خلال الضغط على المربع الفارغ في زاوية صفحة المواد أن نختصر أشرطة الخيارات الإضافية لمعظم الحقول. فبالضغط بالزر الأيمن للماوس على هذا المربع يظهر شريط خيارات إضافية يتعلق بكل الحقول الموجودة.

 ويحتوي على الخيارات التالية:

• تراجع: إذا رغبنا بالتراجع عن التعديلات الأخيرة على صفحة المواد.
• نسخ: وذلك إذا رغبنا بنسخ بعض الأسطر التي حددناها مسبقاً.
• تحديد الكل: وذلك لتحديد جميع أسطر الفاتورة.
• تحجيم تلقائي للأعمدة: يتم بالضغط على هذا الخيار تصغير أو تكبير الحقول بحيث تظهر بالشكل الأمثل مع مراعاة حجم النافذة الكلي.
• إضافة سطر جديد: فإذا كان آخر سطر في الفاتورة غير فارغ أي يحوي مادة معينة ونرغب بإضافة مادة جديدة نضغط هذا الخيار فيتم إضافة سطر جديد فارغ إلى الفاتورة.
• البحث: ويتم من خلال هذا الأمر البحث عن أي معلومة من أي حقل من الحقول من خلال نافذة البحث الظاهرة في الشكل التالي, حيث أننا نحدد في هذه النافذة الحقل الذي نريد البحث ضمنه والقيمة التي نبحث عنها.

الفرز: يمكننا من خلال نافذة الفرز ترتيب أسطر الفاتورة تصاعدياً أو تنازلياً ويمكننا أيضاً استخدام الأولويات في الفرز. ولتوضيح ذلك نفترض أننا نريد ترتيب أسطر الفاتورة بحسب المادة فهنا نختار حقل المادة ولكن ضمن المادة الواحدة هناك أكثر من سطر ولترتيب هذه الأسطر بحسب الكمية نختار الكمية ونختار الفرز التنازلي مثلاً والأولوية بالفرز هنا لحقل المادة ومن ثم لحقل الكمية حيث أنة يتم ترتيب المواد أولاً بحسب رقمها ثم يتم ترتيب أسطر المادة نفسها حسب الكمية. والأشكال التالية توضح هذه العملية

إدخال الأرقام التسلسلية للمواد المشتراة:
نقوم بإدخال الأرقام التسلسلية لمادة فعلفي بطاقتها في صفحة متقدمة خيار “أرقام تسلسلية” وذلك بالضغط بالزر الأيمن للماوس على سطر المادة في فاتورة الشراء ومن ثم الضغط على الأرقام التسلسلية فتظهر على الشاشة نافذة الأرقام التسلسلية, يتم في هذه النافذة إدخال الأرقام التسلسلية للوحدات المشتراة من المادة حيث أن النافذة التي تظهر تحوي عدد أسطر بعدد وحدات المادة المشتراة في هذا السطر. والشكلين التاليين يوضحان ما سبق شرحه:

صفحة المصاريف بالفاتورة:
ننزل في هذه الصفحة المصاريف التي دفعناها لهذه الفاتورة بالذات. مثال: بفرض أننا اشترينا عدد من سيارات الكيا والهونداي في هذه الحالة نسجل مصاريف الشراء في نفس صفحة المصاريف لنفس الفاتورة وذلك يفيدنا في معرفة المصاريف المدفوعة على الفاتورة من جهة, ويفيدنا في حالة أردنا أن تؤثر هذه المصاريف على كلفة المواد المشتراة حيث أننا في هذه الحالة نفعّل في إعدادات الفاتورة خيار “المصاريف تؤثر على الكلفة” كما سيمر معنا لاحقاً فيتم بشكل تلقائي توزيع هذه المصاريف على وحدات المادة المشتراة بحسب قيمة كل وحدة. بينما لا يمكننا الاستفادة من هذا الخيار في حالة تسجيل المصاريف بقيد مستقل عن الفاتور

وندخل في هذه الصفحة الحساب الخاص بالمصروف في شجرة الحسابات ومبلغ المصروف والحساب المقابل لطريقة الدفع(صندوق, مورد, ورقة دفع) والبيان والعملة إذا كانت غير العملة الأساسية والمعادل ومركز الكلفة المدين إذا أردنا تحميل هذه المصاريف على مركز كلفة معين والتاريخ إذا كان مغايراً لتاريخ الفاتورة…الخ. والشكل التالي يوضح صفحة المصاريف:

صفحة القيد المرفق بالفاتورة:
ونسجل في هذه الصفحة أي سند قيد نرغب بتسجيله غير مصاريف الشراء ويرتبط بهذه الفاتورة بشكل مباشر أو غير مباشر. بفرض أننا دفعنا في وقت شراء المواد مصاريف طعام وشراب 5000  ل.س فنقوم بتسجيلها بالقيد المرفق التالي كما هو واضح في الشكل:

ذيل الفاتورة:
يحتوي ذيل الفاتورة على حقول إحصائية هي مجموع الحسميات, مجموع الإضافات, مجموع المصاريف, عدد البنود, مجموع الكميات, الإجمالي, حسم البنود, إضافة البنود. وهذه الحقول لا تتغير إلا بتغير البيانات الموجودة في صفحتي المواد والمصاريف. ويحتوي ذيل الفاتورة أيضاً حقول للإدخال وهي:

الحسم: ويتم في هذا الحقل إدخال الحسم على مجمل الفاتورة إما كنسبة في المربع الأول أو كقيمة في المربع الثاني وكقاعدة ثابتة في الإظهار يتم إظهار الرقم المدخل من قبلنا بخط عريض غامق أما النتيجة الحسابية فيتم إظهارها بخط عادي. مثال: إذا أدخلنا نسبة الحسم 10% فيتم إظهارها بلون غامق وقيمة الحسم بخط عادي أما إذا أدخلنا قيمة الحسم 500 ل.س فيتم إظهارها بخط غامق ونسبة الحسم بخط عادي.
الإضافة: يتم في هذا الحقل إدخال الإضافات على إجمالي قيمة الفاتورة. وقواعد إظهارها نفس القواعد السابقة.
الدفعة: يتم في هذا الحقل إدخال الدفعة الفورية المدفوعة على هذه الفاتورة بالذات أما الدفعات اللاحقة فيتم تسجيلها بقيد “مقبوضات الصندوق”.
المندوب: في حال كان لدينا أكثر من مندوب بيع في الشركة فإننا نقوم بربط كل فاتورة بالمندوب الذي باع هذه الفاتورة من خلال حقل “مندوب” وذلك لكي نتمكن من طلب تقارير عن مبيعات كل مندوب
إجمالي صافي: وهذا الحقل هو عبارة عن نتيجة للعمليات السابقة في صفحة المواد إضافة لحسم وإضافة الفاتورة. وهذا الحقل مرتبط ارتباطاً وثيقاً بحقلي الحسم والإضافة على الفاتورة الموجودين في ذيل الفاتورة, حيث أنه عندما يتم تعديل رقم الصافي زيادة تسجل قيمة الفرق بين مبلغ الصافي قبل التعديل ومبلغه بعد التعديل على أنها إضافة على الفاتورة, أما عندما يتم تعديل رقم الصافي نقصاناً تسجل قيمة الفرق بين مبلغ الصافي قبل التعديل ومبلغه بعد التعديل على أنها حسم على الفاتورة.

• صفحة الأوراق التجارية:

يمكننا من خلالها دفع أو قبض قيمة الفاتورة من خلال الأوراق التجارية ويمكننا من خلال هذه الصفحة أن نقوم بتوزيع قيمة الفاتورة على أقساط محددة والتي تحوي زر “توزيع قيمة الفاتورة المتبقية” وعند الضغط على هذا الزر تظهر نافذة يمكننا من خلالها توزيع قيمة الفاتورة على أقساط كما في حالة مبيعات التقسيط وذلك كما توضح الأشكال التالية:

• نفعل في شريط “خيارات” خيار “حساب قيمة الضريبة المضافة” ونضع الحساب الذي سيتم ترحيل قيمة الضريبة المضافة عليه كحساب الضريبة المستحقة والحساب الختامي لهذا الحساب “الميزانية” وذلك كما في الشكلين التاليين:
•  نفعل في شريط “أعمدة” حقلي نسبة الضريبة المضافة وقيمة الضريبة المضافة كما في الشكل التالي:

• ننتقل إلى قائمة ننتقل إلى قائمة تعاريف” ومن ثم نضغط على “أنواع الفواتير” فتظهر نافذة لإعدادات الفواتير المعرفة على قاعدة البيانات فننتقل في هذه النافذة إلى فاتورة المبيع من خلال أزرار التنقل بين السجلات الموجودة في أسفل النافذة ومن ثم نجري التغييرات التالية في هذه النافذة:ننتقل إلى قائمة ننتقل إلى قائمة تعاريف” ومن ثم نضغط على “أنواع الفواتير” فتظهر نافذة لإعدادات الفواتير المعرفة على قاعدة البيانات فننتقل في هذه النافذة إلى فاتورة المبيع من خلال أزرار التنقل بين السجلات الموجودة في أسفل النافذة ومن ثم نجري التغييرات التالية في هذه النافذة:

بعد ذلك ننتقل إلى الفاتورة وعند إدراج مادة في فاتورة المبيع يتم إدراج نسبة الضريبة المضافة الخاصة بالمادة والمسجلة سابقاً في بطاقتها ويتم حساب هذه الضريبة وتوليد قيدها المحاسبي بشكل آلي كما في الأشكال التالية:

.

سند القيد #

يمكننا أن نفتح سند قيد عادي من خلال زر “سند القيد” الموجود في الشريط الظاهر على النافذة الرئيسية للبرنامج, أو بالانتقال إلى قائمة “القيود” ومن ثم الضغط على “سند قيد” فتظهر لنا نافذة سند القيد. نسجل من خلال سند القيد القيود التي ليس لها علاقة بالصندوق. ومثال ذلك قيد اهتلاك الموجودات الثابتة كما يظهر في الشكل التالي:

ويحتوي السند على الحقول التالية:

رقم: ويتم إدخاله يدوياً أو يتم إعطاؤه رقم تسلسلي بشكل تلقائي.

رقم فرعي: ويتم إدخال هذا الرقم بشكل اختياري وعادة ما يكون رقم الوثيقة مصدر القيد.

التاريخ: ويتم إدخاله يدوياً أو يتم توليده بشكل تلقائي بتاريخ اليوم.

الفرع: حيث أن القيد يكتب على مستوى فرع ولا يمكن كتابة قيد عائديته لأكثر من فرع.
العملة والمعادل: يمكننا أن ندخل العملة التي يتم تجميع أرقام السند على أساسها ويتم جلب العملة الأساسية بشكل افتراضي في هذا الحقل.

الحالة: ونحدد في هذا الحقل فيما إذا كان القيد هو قيد افتتاحي أم لا. ويوجد هنا أيضاً حقل للقراءة فقط يتم فيه تحديد ما إذا كان هذا القيد مرحل أم لا.

نقوم من خلال هذا السند بإدخال جميع الدفعات النقدية التي تدخل إلى الشركة والمدفوعة من قبل أي طرف خارجي (عميل يسدد حسابه…) أو داخلي (عامل يسدد سلفته…). ويتم الانتقال إلى هذا السند من قائمة “القيود” ومن ثم نضغط على “سند قبض”. وعندها تظهر لنا نافذة قيد المقبوضات حيث ندخل فيها بشكل رئيسي الرقم والتاريخ والعملة ومعادلها والفرع الذي تتم لصالحه عملية القبض هذا من جهة, ومن جهة أخرى ندخل المعلومات الخاصة بكل عملية قبض وهي بشكل رئيسي: المبلغ والحساب أي الجهة التي نقبض منها والبيان ورقم الوثيقة التي يتم القبض على أساسها والعملة والمعادل. وذلك كما هو واضح في الشكل التالي: