تعريف المواد اللازمة في شجرة المواد

إضافة الفهارس والمواد: #

بعد الانتهاء من شجرة الحسابات ننتقل إلى شجرة المواد حيث نقوم بإدخال المواد التي تتعامل بها الشركة وذلك بالانتقال إلى قائمة “المواد” ” شجرة المواد” ونقوم أولاً بإدراج فهارس المواد الموجودة في الشركة إما بزر الماوس الأيمن أو من الشريط العلوي لشجرة المواد من زر فهرس.   ولنفرض أنه في الشركة في مثالنا يوجد فهرسين رئيسيين للمواد: مواد غذائية وقرطاسية, وضمن المواد الغذائية يوجد عدة فهارس مثل المعلبات والخضراوات وضمن القرطاسية يوجد فهارس مثل الدفاتر والأقلام, فستكون شجرة المواد كالتالي

لإضافة مواد ضمن الفهارس السابقة نحدد الفهرس المطلوب ثم نضغط إضافة مادة من الشريط العلوي لشجرة المواد, أو بالزر الأيمن للماوس ثم نضغط إضافة مادة فتظهر بطاقة المادة حيث ندرج فيها المعلومات المطلوبة.

بطاقة المادة: #

نلاحظ في البطاقة الظاهرة أن مربع الفهرس جلب تلقائياً وذلك لأننا وقفنا على فهرس المعلبات وضغطنا زر إضافة مادة, أما إذا وقفنا على المواد غير المصنفة وأعطيناه أمر إضافة مادة فستفتح بطاقة المادة فارغة تماماً وبدون اسم الفهرس وحين ذلك يمكننا اختيار الفهرس, وعند عودتنا إلى شجرة المواد وتحديثها فلا يضعها في المواد غير المصنفة بل يضعها في الفهرس الذي اخترناه.

* بطاقة المادة: تتألف بطاقة المادة من العناصر الرئيسية التالية:

1- رأس البطاقة: تحتوي هذه الصفحة  معلومات عن اسم ورمز المادة والفهرس الذي تتبع له المادة والزمرة المحاسبية للمادة .

2- صفحة معلومات: وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل:

  • حقول تصنيف: وهي عبارة عن حقول بيانات, يُستفاد منها كشروط ضمن التقارير, وهذه الحقول هي: (المواصفات, الفئة, المصدر, المنشأ, الموديل, الشركة الصانعة, اللون, القياس, التصنيف1, التصنيف2, التصنيف3, التصنيف4, التصنيف5).
  • حقول معلومات: وهي عبارة عن معلومات عامة عن كل مادة (الوزن, الحجم, المساحة, رمز المعمل, المورد الرئيسي, الموضع).

.

3- صفحة أسعار: وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل:

هنالك إمكانية لتحديد 6 أسعار مبيع افتراضية لكل مادة كما هو واضح في الشكل, وبالإمكان تحديد هذه الأسعار يدوياً كرقم ثابت باختيار طريقة التسعير اليدوي المقابلة للسعر المحدد, أو تحديدها كنسبة مئوية من أحد الأسعار التالية: (كلفة الشركة, أعلى سعر شراء للشركة, آخر سعر شراء للشركة, كلفة الفرع, أعلى سعر شراء للفرع, آخر سعر شراء للفرع), وكذلك بالإمكان توحيد سياسة التسعير لكل الأسعار أو وضع سياسة تسعير خاصة بكل سعر.
العملة: يقصد بها عملة الأسعار الموضوعة للمادة. وكذلك نحدد من خلال هذه الصفحة نسبة الحسم الافتراضية للمادة ونسبة الضريبة المضافة الافتراضية للمادة.

مثال على التسعير اليدوي والتسعير كنسبة مئوية:

لنفترض أنه لدينا مادة نريد أن يكون سعر بيعها للمستهلك ثابت وهو 200 ل.س عند ذلك نضع في السعر المقابل للوحدة الأولى 200 ل.س ونضع طريقة التسعير يدوي وذلك كما هو في الشكل التالي:

وإذا أردنا أن نبيع المادة للمستهلك بسعر يزيد 50 % عن سعر كلفة الشركة فنقوم بوضع النسبة وطريقة التسعير كما هو واضح في الشكل التالي



4- صفحة وحدات: وتحتوي هذه الصفحة على الحقول التالية الظاهرة في الشكل:

وتعبّر هذه الحقول عن الوحدات التي تقاس بها المادة وهي نوعين:

  • وحدات مرتبطة: أي إذا كان يستخدم في قياس المادة أكثر من وحدة فإن هذه الوحدات ترتبط مع بعضها بموجب معادل ثابت محدد (فالطن=1000 كغ, والمتر=100 سم, الدزينة =12 قطعة, وهكذا), وبإمكاننا أن نحرك المادة بثلاث وحدات مرتبطة مع بعضها وفق معادل أساسه الوحدة الأولى (يفضل أن تكون الوحدة الأولى دوماً هي أصغر وحدة حتى يكون المعادل عدد صحيح).

 وبإمكاننا أن نضع لكل وحدة  للمادة باركود خاص بها, كما أنه بإمكاننا أن نحدد الوحدة الافتراضية التي نرغب أن تظهر عند اختيار المادة ضمن الفواتير (أي الوحدة الأكثر استخداماً بالنسبة للمادة).

  • وحدة حرة: وهي وحدة قياس للمادة ولكنها غير مرتبطة بالوحدة المذكورة في الأعلى بمعادل ثابت وتستخدم من اجل الضبط المستودعي للمادة ولا تستخدم لتثمين المادة ولإيضاحها بشكل أكبر نعرض المثال التالي: إن السيراميك يتم قياسه وفق وحدتين وحدة أساسية وهي المساحة: (عدد  الأمتار أو كم متراً بعنا أو اشترينا….), ووحدة حرة (عدد الصناديق) مع ملاحظة أن الصندوق لا يحوي عدد ثابت من الأمتار.

إن الكمية التي ستضرب بالسعر الإفرادي لتحديد مبلغ الفاتورة سنحددها على أساس الوحدة الأساسية وهي المتر المربع لأنه يمكننا وضع سعر ثابت لها, ولا يمكننا من جهة أخرى تحديد سعر موحد للصندوق لأن كل صندوق يحوي عدد مختلف من الأمتار المربعة. لذلك نعرف المتر المربع كوحدة افتراضية لها معادل, أما الصندوق فنعرفه كوحدة حرّة لا ترتبط مع الوحدة الأولى بمعادل. ولو أمكننا تحديد عدد ثابت للأمتار المربعة في كل صندوق عندها نعرف الصندوق كوحدة ثانية تحوي عشرة أمتار مربعة على سبيل المثال.

إن الفائدة الرئيسية من تعريف الوحدة الحرة تظهر في استخدامنا لها في تقارير جرد وحركة المادة, حيث أنها تمكننا مثلاً من جرد السيراميك بالصناديق إضافة للأمتار.

وللتوضيح نطرح المثال الواقعي التالي:

لدينا شركة تقوم بالمتاجرة بالرخام وتشتري وتبيع هذا الرخام بالمتر المربع, وكمية الأمتار المربعة المباعة مثلاً تنتج عن معادلة بسيطة وهي طول القطعة المباعة ضرب عرضها ضرب عدد القطع ذات نفس القياس, أي أن المستخدم يدخل في الفاتورة الطول والعرض والعدد فيقوم البرنامج تلقائياً بجلب الناتج إلى حقل الكمية. ويمكن تعريف المعادلة السابقة من خلال بطاقة الوحدة كما يلي:

من خلال شريط المواد- ثوابت المادة- الوحدة نعرف وحدة جديدة هي المتر المربع, ثم في حقل الصيغة نضع المعادلة التي تلبي متطلباتنا كما في الشكل:

ويمكننا أيضاً أن نجري تعديلات على هذه المعادلة لأسباب معينة وعلى سبيل المثال إذا كنا نبيع الرخام في المثال السابق بالمتر المربع وندخل الطول والعرض بالسنتيمتر فهنا يجب أن نقسم المعادلة السابقة على عشرة آلاف لنحول المساحة من السنتيمتر المربع إلى المتر المربع, ويتم ذلك باختيار الصيغة الطول * العرض* الكمية الحرة ثم ننتقل إلى الصيغة مخصص فيجلب لنا في حقل التعبير الرياضي نفس المعادلة السابقة مع إمكانية إجراء تعديلات عليها فنقوم بإجراء التعديل السابق وهو تقسيم المعادلة على 10000 فعند ذلك سيجلب لنا الكمية بالمتر المربع وليس بالسنتيمتر المربع. والشكل يوضح التعبير الرياضي الجديد.

  • نوع المادة: هنا لدينا خيارين:
    إما مادة وذلك إذا كانت المادة لها وجود ويمكن جردها فعلياً مثل الكمبيوترات,
    أو خدمة وذلك إذا كانت المادة ليس لها وجود فعلي ولا يمكن جردها.

مثال توضيحي: لنفرض أنه لدينا معمل للرخام ونبيع الرخام بالمتر فإننا نعرف الرخام على أنه مادة هذا من جهة. ومن جهة أخرى نقوم بتقديم خدمة للزبائن هي دمج أطراف الرخام ونتقاضى مبلغاً محدداً على كل متر دمج لذلك نعرف الرخام على أنه مادة ووحدته الأولى المتر ثم نقوم ببيع خدمة الدمج في الفواتير, ولكن عند عملية البيع ستظهر لنا رسالة أن مادة الدمج غير موجودة لأننا لم نشتريها في فاتورة سابقة لذلك لنتخلص من هذه المشكلة التي تتعلق بعدم الوجود الفعلي لمادة الدمج في المستودعات فإننا نعرف مادة الدمج على أنها خدمة.

  • الهدية: نستخدم الهدية هنا فقط إذا كان عدد وحدات الهدية ثابت بالنسبة لهذه المادة في جميع الفواتير. فكما هو واضح في الشكل السابق فقد وضعنا رقم ثابت وهو عند إجراء فاتورة بعشر وحدات فإن الهدية ستكون وحدة واحدة.
  • مخطط الباركود:

يمكننا هنا تصميم باركود خاص بالمادة يتألف من عدة أجزاء يعتمد كل جزء منها على حقل من حقول البطاقة. ويتم ذلك كما يلي:

نختار اسم مخطط الباركود الذي نريده وليكن المخطط1 ثم نضغط موافق فتظهر رسالة أن القيمة المدخلة غير موجودة هل تريد تعريفها, فنضغط نعم فتظهر لنا النافذة الظاهرة:

يتم من خلال هذه النافذة تصميم باركود مؤلف من عدة أجزاء ويتم إضافة كل جزء بالضغط على زر الإضافة الأخضر فتظهر النافذة التالية:

ومن هذه النافذة نختار الجزء وطوله رقمياً ثم نضغط موافق. وضمن مربع نوع الحقل يوجد خيار آخر غير “بيانات من بطاقة المادة” وهو النص الثابت وفيه يمكننا إدخال رقم ثابت نريد أن يضيفه إلى الباركود مثل رقم 999 مثلاً. وسيظهر شكل الباركود هنا كالتالي:

5- جرد فرعي : تحوي هذه الصفحة الأمور التالية:

  • تاريخ الصلاحية: عند تفعيل هذا الخيار لدينا ثلاثة احتمالات نختار أحدها وهي:

    سماح: أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية في الفواتير فهذا لا يؤثر أبداً.

     تنبيه: أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فيعطينا رسالة تنبيه فقط مع إمكانية حفظ الفاتورة.

 منع:  أي إذا لم ندخل تاريخ الصلاحية فلا يمكن إتمام حفظ الفاتورة.

  • رقم الطبخة, تاريخ الإنتاج: نفس ما سبق حيث أن هذين الحقلين يتم تفعيلهما في الفاتورة ويمكننا أن نطلب تقرير جرد المواد مجمعاً بحسب هذين الحقلين.
  • الأرقام التسلسلية: نستخدم الأرقام التسلسلية في حال كنا نتعامل بمواد تحتاج هذه الأرقام.
    ومثال هذه المواد الكمبيوترات وأجهزة الجوال وأجهزة التلفاز, حيث أن لكل قطعة رقم تسلسلي محدد وغير متكرر وفي حال بعنا أي جهاز وأرجع لنا بعد فترة فيمكننا التأكد من خلال هذا الرقم أن هذه القطعة مباعة من متجرناً فعلاً. ويشيع استخدام هذه الأرقام في مجال بيع القطع المكفولة. ويتم إدخال الأرقام التسلسلية من خلال الفواتير وسيتم شرح ذلك لاحقاً.

6- صفحة إحصاء: تعطينا هذه الصفحة إحصاء للمادة في لحظة فتح هذه الصفحة وذلك  عند الضغط على زر حفظ في شريط أدوات البطاقة. وهذا الإحصاء السريع والمختصر يحوي المستوى الذي نطلب المعلومات على نطاقه إما المستودع أو الفرع أو الشركة ككل, ويتضمن أيضاً الكمية الموجودة من المادة وكلفة الوحدة الواحدة منها والكمية المطلوبة والكمية المحجوزة (هاتين الكميتين تتحددان وفق إعدادات الفاتورة. فمثلاً إذا أنشأنا فاتورة باسم طلب بيع ومن خياراتها وضعنا أنها تؤثر على الكمية المحجوزة أو المطلوبة فعند ذلك سيظهر في الحقلين الظاهرين في الصفحة الكميات من المادة الواردة في هذه الفاتورة وسنشرح كيفية إنشاء مثل هذه الفاتورة في فصل لاحق). وإن المعلومات الأخيرة يمكننا طلبها بالوحدة التي نختارها والمعرفة سابقاً في صفحة الوحدات.


7- صفحة معلومات المستودع: تحوي هذه الصفحة على المعلومات التالية:

  • الحد الأدنى: وهو الكمية الدنيا من المادة الذي لا تقبل الشركة بوجود أقل منها في المستودع.
  • الحد الأعلى: وهو أكبر كمية من المادة تقبل الشركة بوجودها في المستودع.
  • حد الطلب: وهو الكمية من المادة والتي يجب على الجهة المختصة في الشركة عند وصول المستودع إليها أن تقوم بإعداد طلب شراء. وهي كمية أكبر من  الحد الأدنى بقدر يكفي لتغطية احتياجات الشركة من المادة ريثما تصل الوحدات المشتراة بطلب الشراء.
  • الكمية المثالية: وهي الكمية من المادة التي تفضل الشركة وجودها في المستودع بشكل يلبي احتياجات الشركة من جهة ولا يجمد أموالاً كبيرة في المخزون من جهة أخرى.
  • الموقع: ويعني مكان وجود المادة في المستودع. مثل رقم الرف إذا كان المستودع مقسماً إلى رفوف.
  • حصر: وتعني أن المادة يجب أن تكون موجودة حصراً في هذا المكان.
  • مستودع: وتعني المستودع الموجودة فيه هذه المادة.

8- صفحة خصائص إضافية: نستخدم هذه الصفحة عندما يكون للمادة خصائص    إضافية تميزها عن غيرها من المواد. ولشرح ذلك نطرح المثال التالي:

بفرض أنه لدينا في الشركة مواد عبارة عن عدة أنواع من السيارات, مرسيدس, تويوتا, وفي التويوتا عدة سيارات وكل سيارة تتميز عن الأخرى بخصائص إضافية مثل نوافذ على الكهرباء, قفل مركزي, فتحة سقف, فيمكننا من خلال صفحة الخصائص الإضافية تعريف هذه الخصائص وإرفاقها مع بطاقة المادة وذلك بالطريقة التالية: لدينا في صفحة الخصائص الإضافية حقلين: حقل الخاصية وحقل القيمة. نكتب في حقل الخاصية مثلاً نوافذ على الكهرباء ثم نضغط  Enter فتظهر النافذة التالية:


نضغط على السهم الأخضر(إضافة) فتفتح النافذة التالية:

يظهر في هذه النافذة الحقول التالية:

  • الرمز: وهو رمز الخاصية.
  • الاسم: وهو اسم الخاصية العربي.
  • الاسم اللاتيني: وهو الاسم الانكليزي للخاصية إن وجد.
  • نوع القيمة: وهذا الحقل يخص حقل القيمة في صفحة الخصائص الإضافية ويدلنا على قيمة الخاصية. ويوجد عدة صيغ كما هو واضح في الشكل السابق.
  • القيمة الافتراضية: القيمة المختارة هنا تدرج بشكل افتراضي في بطاقة المادة.

والشكل التالي يوضح الأشكال التي تأخذها القيم في صفحة الخصائص الإضافية وهي بالترتيب:

  • نص: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه النص الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية بلد الاستيراد.
  • نعم/لا: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر في حقل القيمة مربع يحوي إشارة نفعّل هذه الإشارة إذا كانت الخاصية موجودة ونلغي تفعيلها في حال عدم وجود الخاصية. ويظهر ذلك في خاصية القفل المركزي.
  • موجود: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر في حقل القيمة دائرة مفعّلة ولا يمكن إلغاء تفعيلها وتدل على وجود الخاصية. وهنا إذا لم تكن الخاصية موجودة لا نجلبها إلى هذه الصفحة. ويظهر ذلك في خاصية فتحة السقف.
  • عدد صحيح: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الرقم الصحيح الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية الموديل.
  • عدد يقبل فاصلة: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه رقم يحوي فاصلة عشرية. ويظهر ذلك في خاصية سماكة الهيكل.
  • تاريخ: وهنا عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه التاريخ الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية تاريخ الصنع.
  • الوقت: عندما نجلب الخاصية إلى هذه الصفحة سيظهر حقل القيمة فارغاً ويمكننا أن ندرج فيه الوقت الذي نريده. ويظهر ذلك في خاصية وقت التشغيل.
  • مخصص: وهنا يتوجب علينا أن نعرف هذا النوع بأنفسنا وذلك باختيار مخصص ثم الضغط على تحرير ومن ثم وضع القيم التي نريد أن يجلبها في حقل القيمة لهذه الخاصية. ويظهر ذلك في الشكل التالي:

وعند الانتهاء من التعريف وجلب الخاصية إلى صفحة الخصائص الإضافية فسيظهر في حقل القيمة شريط يحوي مجموعة العناصر التي عرفناها في النافذة السابقة..

9- صفحة بدائل باركود / ملاحظات: ندخل في هذه الصفحة أرقام باركود بديلة عن باركود الوحدة الأولى والثانية والثالثة بحيث يتم التعرف على المادة إما من خلال الباركود الأساسي المدخل في صفحة “وحدات” أو من خلال الباركود البديل المدخل في صفحة بدائل “الباركود”.